POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE ÉTICA Y TRANSPARENCIA EMPRESARIAL SIMPLIFICADO PTEE-S
Tabla de contenido
1. Introducción.
Mediante este programa se da cumplimiento al ARTÍCULO 9. Adicionado a el Artículo 34-7 a la Ley 1474 de 2011, el cual quedara así:
Artículo 34-7. PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL.
“Las personas jurídicas sujetas a su inspección, vigilancia o control adoptaran programas de transparencia y ética empresarial que incluyan mecanismos y normas internas de auditoria.
Las respectivas superintendencias o autoridades de inspección, vigilancia o control determinaran el contenido de los programas de transparencia y ética empresarial teniendo en cuenta criterios tales como el sector, los riesgos del mismo, el monto de los activos, ingresos, el número de empleados y objeto social.
En el caso de las Pymes y Mipymes, se deberán establecer programas de acompañamiento para facilitar la elaboración e implementación de los programas de transparencia y ética empresarial, procurando que no generen costos o tramites adicionales para las mismas.
El incumplimiento de las instrucciones y ordenes que impartan las autoridades de inspección, vigilancia y control de la rama ejecutiva en materia de programas transparencia y ética empresarial dará lugar a la imposición de las sanciones que correspondan de conformidad con las normas aplicables por cada ente de inspección, vigilancia o control”.
A raíz de la Ley 2195 de 2022, a través de la cual ordenan a las entidades que ejercen inspección, vigilancia y control emitir lineamientos para que sus supervisados implementen programas para la administración de los riesgos asociados a la Corrupción y al Soborno Transnacional (C/ST). La Secretaría Jurídica del Distrito de Bogotá, por medio de la Circular 058 de 2022, consolidó los lineamientos para la implementación de dos tipos de programas de gestión y control de los riesgos C/ST, denominados Programa de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I) y un Programa de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado (PTEE-S).
A la Fundación LOVE NET le corresponde el segundo grupo de PTEE-S, y debido a que la implementación de política de ética y transparencia en una ESAL en Colombia es fundamental para construir una imagen de confianza y credibilidad ante la comunidad y los donantes, contribuyendo así al éxito y sostenibilidad de la organización a largo plazo, la Fundación LOVE NET implementa esta política de ética y transparencia en siguiendolos siguientes pasos:
2. Alcance
Esta Política está dirigida a los Fundadores, Empleados, Administradores y Contratistas de Fundación LOVE NET y debe aplicarse en el relacionamiento con todos los Grupos de Interés, especialmente en el desarrollo de transacciones de donaciones, mercantiles o contractuales, con el fin de prevenir o evitar que la Fundación se encuentre inmersa en actividades de corrupción y soborno transnacional – C/ST.
La Política PTEE-S establece los lineamientos generales que debe adoptar la Fundación para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el riesgo C/ST. A esta política se incorporan otros documentos como manuales, procedimientos y/o instructivos que orientan la actuación de los Fundadores, Empleados, Administradores y Contratistas de la Fundación para el funcionamiento del PTEE-S y se establecen consecuencias y sanciones frente a su inobservancia.
3. Definiciones
Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la Fundación LOVE NET. Son responsables del giro ordinario del desarrollo del propósito de la fundación y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la Fundación.
Auditoría de Cumplimiento: es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida implementación y ejecución del PTEE.
Administración: Hacen parte de la administración de la Fundación, los miembros de la Junta Directiva o Asamblea General, los representantes legales y aquellos Empleados que se encargan de gestionar y tomar las decisiones de la Fundación, ocupándose de su representación.
Administración de Riesgos: Actividades coordinadas para direccionar y controlar una organización en relación con el riesgo.
Área Geográfica: es la zona del territorio en donde la Compañía desarrolla su actividad.
C / ST: Significa Corrupción y Soborno Transnacional, en adelante C/ST.
Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Fundación, tenga vínculos o acuerdos de donaciones, comerciales, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, beneficiarios, entidades aliadas, contratistas y proveedores.
Contratista: se refiere, en el contexto de una transacción, a cualquier tercero que preste servicios a la Fundación o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración, alianzas, uniones temporales, o de riesgo compartido con la Fundación.
Corrupción: serán todas las conductas encaminadas a que una Entidad se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en, la comisión de delitos contra la administración o el patrimonio público o en la comisión de conductas de Soborno Transnacional.
Debida Diligencia: es el proceso de revisión y evaluación constante y periódico que debe realizar Fundación LOVE NET de acuerdo con los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional a la que se encuentre expuesta. En ningún caso, el término Debida Diligencia que se define en esta política, se referirá a los procedimientos de debida diligencia que se utilizan en otros sistemas de gestión de riesgos (por ejemplo, lavado de activos y financiamiento del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masivas), cuya realización se rige por normas diferentes.
Empleados: Son las personas con un vínculo laboral vigente con la Fundación.
Factores de Riesgo: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de C/ST para la Fundación.
Grupos de Interés: es cualquier persona natural o jurídica con quien la Fundación tiene un acuerdo contractual o jurídico de cualquier orden, vínculos comerciales, de negocios o alianzas. Son grupos de interés: Beneficiarios, Empleados de la Fundación, Proveedores, Aliados, Donantes, entre otros.
Intolerancia al Soborno Trasnacional: Es el lineamiento adoptado por la Fundación cuya finalidad es la de rechazar cualquier conducta relacionada con el Soborno Transnacional, “Tolerancia Cero Soborno Trasnacional”.
LAFT: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Matriz de Riesgo C/ST: es uno de los instrumentos que le permite a la Fundación identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos C/ST a los que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo identificados.
Negocios o Transacciones Internacionales: por negocio o transacción internacional se entiende, donaciones o transacciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado.
Políticas de Cumplimiento: son las políticas generales que adopta la Fundación para llevar a cabo sus negocios y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional.
Programa de Transparencia y Ética Empresarial o PTEE-S: es el documento que recoge la Política de Cumplimiento encaminados a poner en funcionamiento la Política de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional que puedan afectar a la Fundación, conforme a la Matriz de Riesgo, y demás instrucciones y recomendaciones establecidas por las entidades competentes.
Terceros: toda Tercera Parte Intermediaria (“TPI”), Aliado, socio comercial u otro proveedor, consultor y/o cualquier otra persona con la que la compañía interactúe.
Riesgos C/ST: es el Riesgo de Corrupción y el Riesgo de Soborno Transnacional.
Riesgos de Corrupción: es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado.
Riesgos de Soborno Transnacional o Riesgo ST: es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente dé, ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.
Riesgo de Cumplimiento: Una amenaza existente o emergente relacionada con un incumplimiento legal o de política interna, o violación del código de conducta, que podría resultar en violaciones civiles o penales, y generar consecuencias financieras negativas, deterioro de la imagen de la marca o de la reputación.
Riesgo Legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Fundación al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo Operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre la Fundación por
desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas y acciones, que cause disminución de donaciones y/o ingresos o procesos judiciales.
4. Programa de Transparencia y ética empresarial
El Programa PTEE-S busca:
- Potencializar altos estándares de conducta ética, transparente y prácticas empresariales responsables.
- Promover la ética y la transparencia en toda acción de la Fundación LOVE NET.
- Promover la lucha contra el soborno, el soborno transnacional y la corrupción como elementos claves de la sostenibilidad y relaciones de largo plazo.
- Proteger a la Fundación contra cualquier riesgo legal y/o reputacional que pueda afectarla patrimonial o reputacionalmente.
4.1 Valores Corporativos
- Honestidad
- Transparencia
- Empatía
- Integridad
- Solidaridad
- Servicio
4.2 Lineamientos generales del Programa de transparencia y ética empresarial
- Hacer lo correcto por la razón correcta y ser una fuerza para un cambio positivo. La Fundación LOVE NET está comprometida con mantener los más altos estándares de Transparencia y Ética Empresarial y prevenir prácticas corruptas en todas sus transacciones comerciales.
- Nuestros empleados, voluntarios y aliados se comprometen a realizar las actividades de la manera correcta cumpliendo con los estándares de Transparencia y Ética Empresarial establecidos.
- Fundación LOVE NET tiene un enfoque de cero tolerancia a cualquier forma de Soborno, Soborno Trasnacional, Corrupción o aportes y doncaciones Inapropiados.
- Ningún empleado, voluntario y aliado de la Fundación LOVE NET debe solicitar, aceptar o dar regalos, dinero, objetos de valor o trato preferencial con empresas o personas que tengan o pretendan realizar cualquier tipo de relación contractual, filantrópica o comercial.
- Cuando ocurran interacciones con Funcionarios de Gobierno, todos los empleados, voluntarios, aliados o cualquier tercero representante de la Fundación LOVE NET deberán cumplir con todas las leyes aplicables, utilizar su buen juicio y sentido común, y actuar de acuerdo con la Politica de Etica y Transparencia.
- Todos los Empleados, voluntarios, aliados y miembros de las Juntas Directivas o Asamblea general de la Fundación LOVE NET, en el cumplimiento de sus funciones y ressponsabilidades, antepondrán los intereses de la Fundación a los intereses personales, propendiendo porque las decisiones en las cuales participen se encuentren desprovistas de conflicto de intereses.
- La identificación de los riesgos y controles relacionados con la Corrupción, el Soborno y el Soborno Transnacional, así como de sus fuentes, es responsabilidad de todos los grupos de interés. Los líderes de los procesos deben definir las medidas de control para cada riesgo, de acuerdo con los factores de riesgos asociados.
- La Compañía evitará tener algún tipo de relación con proveedores, clientes, Empleados y socios que estén relacionados con delitos asociados a Corrupción, Soborno y Soborno Transnacional.
- La Administración de la Fundación deberá brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del PTEE-S.
- Toda actividad de Lobby o cabildeo está libre de actos de corrupción o soborno a nivel nacional o internacional, ya sea realizada por Empleados o terceros que representen a la Fundación.
- No establecer ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas de las cuales se tengan dudas sobre el origen de sus fondos, tengan vínculos con organizaciones al margen de la ley, se encuentren en listas restrictivas por soborno transnacional y corrupción.
- Existe una obligación de denuncia de actos de Corrupción por parte de la Fundación, sus Administradores, Accionistas, Empleados, Voluntarios y Aliados.
